Архивное хранение документов

Хранение документации вне офиса – это универсальный вариант сберечь целостность документов, предоставить конфиденциальность информации, а также предоставить ограничение доступа к ним.

В законе сказано про условия хранения документов, чтобы продлить им период жизнь. Следовательно, когда документы хранятся в компании, то необходимо оборудовать помещение для создания архива. Также необходимо обезопасить все документы от пожара, смонтировав противопожарную систему, оборудовав помещение разнообразными регуляторами, которые поддерживают заданную температуру, влажность в комнате, а также обеспечив безопасность, посредством установки камер слежения или прочих приборов, усилением охраны, проведением периодических санитарных мероприятий. В итоге каждое предприятие несет громадные расходы при оборудовании собственного архивного помещения. Частные архивы, либо архивное хранение вне офиса, предоставляют услуги по хранению документации, экономя тем самым бюджет предприятия. Вся поступающая туда документация проходит обязательную регистрацию любого документа в базах, куда можно будет обратиться в случае возникновения необходимости, проще говоря, клиент может всегда обратиться за конкретным документом и взять его совершенно любым удобным способом.

Кстати, такая услуга пригодится предприятиям при надобности оптимизировать излишки на архив (количество бумажной документации на предприятиях в среднем увеличивается ежегодно до 10–15%), а также когда необходимо хранить разные документы подальше от проверяющих органов.

Архив составляет с клиентом контракт касательно конфиденциальности, где обязательно оговариваются имена, фамилии, электронные адреса, форма доступа, паспортные данные людей, которые дальше смогут брать документацию. Как правило, это бухгалтер, офис-менеджер, делопроизводитель.