Як EDI автоматизує документообіг в рітейлі

Використання сервісу електронного обміну даними EDI стає стандартом в сфері торговельних мереж. Як відбувається документообіг у торговельних мережах та як працює EDI в українській торгівлі розповімо у цьому матеріалі.

Як відбувається документообіг у торговельних мережах

В роздрібній торгівлі щодня обмінюються з постачальниками замовленнями на купівлю товарів, рахунками-фактурами, накладними та іншими документами. Бізнес-процеси потребують постійного документообігу.

Паперовий документообіг викликає багато незручностей:

1. працівники компаній змушені вручну переносити дані до власних облікових систем;
2. постачальники відправляють документи разом із товарами — в дорозі вони можуть губитися або псуватися;
3. у випадках розбіжностей під час приймання товару працівникам доводиться заново складати і підписувати документи;
4. компанії повинні зберігати архів документів.

У результаті компанії витрачають багато годин на оформлення документів, внаслідок чого товар може не вчасно потрапити на полиці супермаркетів, а мережа — втратити потенційний прибуток.

Крім того, документи на товар стають основою для податкової звітності. Якщо архів документів дуже великий, бухгалтеру складно знайти потрібний документ на запит податкового інспектора. Щоб спростити та прискорити роботу з документами, торговельні мережі переходять на сервіси EDI в обміні даними з постачальниками.

EDI (Electronic Data Interchange, електронний обмін даними) — це автоматизований процес передавання структурованих даних між комп’ютерними системами.

EDI — сервіс електронного обміну даними

Система EDI допомагає торговельним мережам налагоджувати бізнес-процеси з постачальниками, прискорює ланцюжки поставок.

Щоб компанії в усьому світі могли обмінюватись EDI-документами, в системі використовуються стандартні формати обміну даними (EANCOM, EDIFACT, ANSI X12 та ін.). Завдяки цьому компанії обмінюються інформацією швидко і безперебійно та повністю автоматизують постачання товарів.

Наприклад, щоб замовити товар постачальнику, працівник торговельної мережі створює файл замовлення і зазначає в ньому дату замовлення, коди і назви товарів, місце доставки та іншу необхідну інформацію. Після цього платформа EDI переводить дані у стандартний формат і надсилає документ постачальнику. Він отримує документ в EDI-сервісі і таким же чином надсилає працівнику мережі зворотні документи (наприклад, підтвердження замовлення).

Сервіс електронного обміну даними EDI повністю автоматизують процес постачання товарів. Всі дані, потрібні для обміну повідомленнями між мережею і постачальником, приведені до єдиного формату. Завдяки цьому всі компанії, які переходять на EDI, можуть зручно взаємодіяти в межах сервісу і швидко обмінюватись повідомленнями.

Досвід впровадження сервісу «Вчасно.EDI»

Понад 80 українських торговельних мереж обмінюються документами з постачальниками за допомогою сервісу «Вчасно.EDI». Зокрема, для мережі супермаркетів Ultramarket перехід на EDI став частиною великого проекту із переходу на електронний документообіг.

«Спочатку ми налагодили внутрішній електронний документообіг за допомогою «Вчасно.ЕДО». Наступним кроком стало впровадження «Вчасно.EDI» для автоматизації замовлення товарів. Зараз ми переводимо в EDI оформлення накладних, повернення товарів та інші процеси».

— Сергій Галаса, IT-директор мережі супермаркетів Ultramarket

Комплексно використовують сервіси EDI і ЕДО і ті компанії, які співпрацюють із корпоративними клієнтами. У них виникає потреба підписувати юридично значимі документи (договори, угоди, накладні тощо), які уможливлюють безготівковий розрахунок за товари. Зокрема, для таких потреб використовує сервіси «Вчасно.EDI» і «Вчасно.ЕДО» компанія «Rozetka».

«Співпраця з «Вчасно» для нас не обмежується лише торговими операціями. Крім маркетплейсу у нас є b2b-клієнти, які купують товар за безготівковим розрахунком. З ними ми підписуємо електронні договори, додаткові угоди, видаткові накладні, акти наданих послуг та інші значимі документи».

— Сергій Кондратенко, керівник відділу розвитку і підтримки ERP компанії «Rozetka»

Сервіс «Вчасно.EDI» дає можливість торговельним компаніям вирішувати багато поточних завдань:

• автоматизувати весь ланцюг постачання товарів;
• працювати з усіма контрагентами в зручному інтерфейсі;
• вчасно отримувати замовлення;
• уникати помилок у документах і своєчасно коригувати їх.

Впровадження EDI може стати ключовим кроком для підвищення конкурентоспроможності та успіху на ринку.