Как правильно выбрать офис

«Дом моего дела»

Итак, Вы решили открыть свое дело, составлен бизнес-план, взят кредит, следующий шаг – нужно определиться с помещением, в котором Вы будете вести свои дела. Конечно, будет ли это собственное помещение или арендованное зависит от Вашего финансового состояния. Рассмотрим вариант аренды нежилого помещения. С чего же начать?

Но прежде чем начать поиск нужного офиса, решите:

• Количество работников – согласно СанПина для офисных работников площадь на каждого сотрудника должна быть не менее 4,5-6 кв.метров, в зависимости от вида монитора.
• Необходимы ли отдельные кабинеты для руководящего состава;
• Определите где Вы хотите снять офис: в бизнес-центре, жилом доме или это будет отдельное строение;
• И самое главное выбрать вид офиса.

Классификация офисных помещений:

Расмотрим какие же бывают офисы:

• Офисы закрытого пространства – состоящие из нужного количества кабинетов;
• Офисы открытого пространства – большие помещения, предназначенные для большого количества сотрудников. Рабочие столы могут быть разделены небольшими перегородками из дерева, пластика или стекла.
• Комбинированный офис – представляющее комбинацию двух предыдущих видов. Например, выделены кабинеты для руководителя и главного бухгалтера, остальные сотрудники работают в одном большом помещении.

Также вид офиса зависит от категории работы:

• Концентрация – когда сотрудники не взаимодействуют с клиентами, а их рабочий процесс происходит в компьютерах, ноутбуках;
• Общение – рабочий процесс основан на непосредственном взаимодействии с клиентом.

Примеры отличных предложений Вы можете посмотреть на сайте https://a-office.com.ua

Что может повлиять на Ваше окончательное решение?

Факторы, влияющие на решение данной задачи:

• Расположение – в центре города офисы более привлекательны и для потенциальных клиентов и для сотрудников.
• Удаленность от метро, остановок автобусов и трамваев;
• Расстояние от Вашего дома, чем оно меньше – тем эффективней работа;
• Наличие парковочных мест рядом с помещением. Согласитесь, клиентам будет неудобно оставлять свой автомобиль вдалеке от Вашего офиса.
• Есть ли рядом кафе, фудкорты, где сотрудники могли бы обедать. Также в кафе можно проводить деловые встречи.
• Режим работы бизнес-центра. Наиболее удобным будет график работы совпадающий с Вашим, и возможностью работать в выходные и праздничные дни.
• Ремонт помещения, качество электропроводки, освещение, розетки, окна, двери, косметический ремонт. Оцените свои возможности, если что-то нужно будет менять;
• есть ли пандусы для людей с ограниченными возможностями;
• Присутствуют ли конкуренты в Вашей сфере деятельности;
• Наличие мебели. Для начинающего бизнесмена это будет большим плюсом и возможностью сэкономить. К тому же, если придется менять помещение или закрывать дело нужно будет решать вопрос с мебелью.
• Есть ли отдельные туалеты для сотрудников;
• Есть ли возможность выделения зоны для приема пищи в обеденный перерыв. Не все работники захотят обедать в кафе или столовой в целях экономии своих финансов.
• Безопасность – охранная и пожарная сигнализации, одни из первых вопросов которые, должны быть обсуждены с арендатором. Ведь именно Вы будете отвечать за жизнь и здоровье своих сотрудников и клиентов;
• Возможность размещения рекламы.

Дополнительные услуги:

• Уборка помещений, для арендодателя выгоднее, чтобы в арендную плату входила оплата данной услуги. Нанимать отдельно уборщиков более затратно;
• Оплата услуг коммунальных служб и связи – электроэнергии, водоснабжения, вывоза мусора, телефонии и интернета.

Очень тщательно необходимо просчитать стоимость аренды, с учетом оплаты дополнительных услуг. Ее стоимость не должна превышать 20-30% всех производственных затрат.

При выборе офиса Вы можете натолкнуться на следующие «подводные камни»:

• Цена договора, нередко случаи, когда при обсуждении стоимости аренда арендодатель умалчивает про налог на добавленную стоимость;
• Нужно ли будет платить Вам за парковочное место для своего автомобиля;
• Субаренда или аренда. Если арендуемое помещение уже находится в аренде, необходимо получить согласие собственника помещения;

Несколько советов:

• При заключении договора обязательно обратите внимание на сроки оплаты и размер пени при просрочке, условия изменения арендной платы, преимущественность продления аренды после окончания сроков договора;
• Не гонитесь за дешевизной, заниженная цена должна стать стоп-сигналом, значит у помещения есть существенные недостатки;
• Обязательно посетите бизнес-центр в «час пик», для того чтобы оценить состояние дорожных пробок на пути к нему;
• И помните помещение на последнем этаже может быть затоплено в дождливую погоду, а в офисы в подвальных и цокольных помещениях не попадают под дневной свет, что может отрицательно сказаться на здоровье и настроении.