Чи реально організувати переїзд офісу своїми силами?

Переїзд офісу — дуже складний процес, що потребує ретельного планування та організації. Багато компаній цікавляться, чи варто наймати професійних підрядників для офісного переїзду, на кшталт www.inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv, чи можна впоратися своїми силами, щоб заощадити кошти. Спробуємо розібратися, який варіант кращий.

Коли можна організувати переїзд офісу самостійно?

• Якщо Ваш офіс займає невелику площу, і у Вас небагато меблів та обладнання, переїзд своїми силами може бути виправданим. Наприклад, коли мова йде про переміщення невеликого колективу з 5-10 осіб в межах однієї будівлі або бізнес-центру. У такому випадку обсяг робіт буде порівняно невеликим і посильним для співробітників компанії.
• Коли серед Ваших співробітників є люди, які раніше брали участь в організації переїздів або володіють необхідними навичками (управління проєктами, логістика, вантажоперевезення, ремонтно-будівельні роботи тощо), це істотно підвищує шанси на успіх самостійного переїзду. Вони зможуть грамотно спланувати процес, передбачити можливі ризики й впоратися з багатьма технічними моментами.
• Спланувати та здійснити переїзд офісу своїми силами реально тільки при наявності достатнього запасу часу. За оцінками фахівців, на організацію переїзду площі 100-150 м2 може знадобитися близько місяця. Якщо у Вас немає жорстких дедлайнів і стільки часу в запасі, то варіант самостійного переїзду можна розглядати.
• Залучення сторонніх підрядників для організації переїзду офісу тягне за собою значні витрати. Якщо бюджет компанії сильно обмежений, і витрати на професійних муверів можуть похитнути фінансову стабільність бізнесу, має сенс задуматися про переїзд своїми силами. У цьому випадку Ви заощадите на послугах підрядників, але витратите більше часу і зусиль співробітників.
• Самостійна організація переїзду буде простішою, якщо не потрібно перевозити офіс на велику відстань, і транспортна логістика не надто складна. Наприклад, якщо і старий, і новий офіс знаходяться в межах одного міста, з хорошою транспортною доступністю та інфраструктурою. Чим простіший маршрут, тим менше клопоту з організацією перевезення виникне у Вашої компанії.

Що робити, якщо своїх сил для офісного переїзду недостатньо?

На ринку представлено безліч професійних компаній, що спеціалізуються на організації переїздів офісів і підприємств «під ключ». При цьому, це зовсім не дорого. Так, актуальні тарифи на вантажоперевезення можна знайти за посиланням www.inka-trans.ua/ua/. Подібні фірми візьмуть на себе всі необхідні завдання — від планування і пакування до перевезення і встановлення меблів на новому місці.

Якщо бюджет обмежений і немає можливості найняти мувінгову компанію для організації переїзду «під ключ», можна залучити вузькопрофільних виконавців на окремі види робіт.

Навіть якщо Ви залучаєте професіоналів, не зайвим буде застрахувати меблі, оргтехніку та інші цінні предмети від можливих ризиків під час транспортування. Зазвичай страховка покриває пошкодження, втрату та крадіжку майна. Вартість страховки становить близько 0,5-1% від заявленої вартості речей, що перевозяться.

Навіть якщо більшу частину робіт Ви делегуєте стороннім виконавцям, необхідно призначити когось зі співробітників відповідальним за загальну координацію процесу, комунікацію з підрядниками та контроль якості робіт.